突然ですが皆さんはコミュニケーションをとるの、得意ですか？
もう少し噛み砕いた表現を使うと、上司に作業進捗を報告したり、部下にわかりやすく指示を出したりすることは得意でしょうか？
僕は正直これがめちゃくちゃ苦手でした。
ある時、会社上司に任されているプロジェクトの進捗を報告した時のことです。
僕は自分なりに一生懸命、5分くらい喋り続けて必要な報告を全てしたつもりだったのですが、上司から一言「よくわからない。それで、結論は？」と言われてしまいました。
これは正直めちゃくちゃショックでした。
さらに実は以前から何回も「結論は？」と返されることも何度かあり、ついに僕は「このままではいけない！分かりやすく報告するためにはどうしたらいいんだ？」ということを調べ始めました。
いくつかのYouTube動画や書籍を参考に学んでいく中で、何度も登場する言葉やテクニックが存在することに気がつきました。
最終的には、動画や書籍ごとに細かい差はあれど特に重要な部分はだいたい一緒だという結論に至りました。
なので今回は僕が学んだ中で何度も出てきた重要だと思うポイントを8つにまとめて紹介したいと思います。
実際に僕自身が、これらのポイントを意識するようになったおかげで、以前よりは分かりやすく報告や連絡などの「伝える」作業を行えるようになったと思います。
①相手が知りたいことを意識する
まず始めに意識したいのは、相手は何を知りたがっているのか？ということです。
たわいもない時間潰しの雑談でもない限り、時間を使って会話をしている以上おそらく相手はあなたとの会話に何かを求めている可能性が高いです。
たとえば上司にプロジェクトの進捗を報告する場合、上司が求めているのはプロジェクトがどれくらい進んでいるのかや、それは計画と比べてどうなのか？といった情報です。
それを意識せず、ダラダラと作業内容や発生したトラブルについて話し続けると、「で、結論は？」と言われてしまうわけです。
②伝わる表現を選ぶ
相手が理解できる言葉を選んで伝えることも非常に大事です。
1番よく言われるのは、専門用語を使わないということですが、これも相手を理解して調整することが大事です。
例えば同じエンジニア同士であれば、むしろ専門用語を使った方が誤解や手間を減らして正しく伝えることが出来るでしょう。
とはいえエンジニアになりたての新人くんに伝えるのであれば、簡単な専門用語は使いつつもある程度難しい用語は噛み砕いて説明する必要も出てきます。
これらの用語の調整は相手のことを考えず自然と話していて出来るものではありません。
分かりやすい表現で伝えるためにも、常に相手のことを考え・理解できるように意識しましょう。
③質問には短く答える
特に上司からの質問に答える場合などは、回答に不足があってはいけないと思って1から10まで全てこたえようとしてしまいがちです。
ですがそうすると逆に長くなりすぎて、上司からすると「、、、？よくわからん」となってしまいます。
よくわからない話に時間を取られることは、忙しいであろう上司からすると結構ストレスになります。
なので、むしろ上司の質問にこそシンプルで分かりやすい回答を心がけましょう。
万が一聞かれたことに対して短く答えすぎて不足があった場合は、上司の方は追加で質問してくれるはずです。
もし1の質問に10の回答を返すことで知識量や熱意をアピールしようとしているのであれば、今すぐやめましょう。
むしろ聞いたことを端的に分かりやすく回答できる人の方が、「こいつ、できるやつだな」と思ってもらえるはずです。
④事実と解釈を分けて話す
これは特に上司にあまりよくない内容の報告をするときなどに、ついやってしまっていたミスです。
具体的には、作業の進捗が少し遅れていることを報告する際に
「先週の作業進捗は予定より遅れているのですが、これは想定外のトラブルが発生したことが原因なので、今週は作業時間を増やすことで遅れを取り戻したいと思います。」といった報告内容です。
これは「作業進捗が遅れてる」「想定外のトラブルが発生した」という事実と「作業時間を増やして遅れを取り戻したい」という考え(解釈)がごっちゃになってしまっています。
そのため上司も理解が難しくなり、「、、、？結局進捗は予定通りなの？遅れてるの？」といった状態になってしまうわけです。
このような報告をしてしまう大きな原因として、よくない報告をすることで怒られてしまうのではないかと思い、言い訳のような内容をセットで付け足してしまうのです。
しかし、このような分かりに上に回りくどい報告をしてしまうと、むしろ余計に怒られてしまいます。
最悪の場合上司に進捗の遅れが伝わらず対処が遅れて取り返しのつかない事態になってしまうかもしれません。
そうならないためにも、上記の「③質問には短く答える」とセットで、端的に分かりやすく伝えるように意識しましょう。
⑤最初に、これから何を話すかを伝える
分かりやすく伝えるためのテクニックとして、最初に「結論から言うと〜」という言葉から話を始めるというものがあります。
これは非常に効果的なテクニックです。
どんな話をされるのか、相手が受け入れる準備ができるだけでなく、自分自身もこれから話す内容を再確認できるので、関係のない話題に話がそれにくくなります。
そのほかにも「私の意見は〇〇だと思います、なぜなら〜」や「〇〇のプロジェクトの××の部分について質問があります。詳しくは〜」など、自分がこれから話そうとしてる内容の軸となるワードを最初に持ってくることで、会話の内容がぶれにくく相手も理解しやすくなります。
特に日本人は結論よりも時系列に沿って話をしてしまいやすいと言われているので、会話の最初に内容の軸を持ってくるだけで格段に相手に伝わりやすい喋り方ができるようになります！
⑥話したいことではなく、相手が知りたいことを話す
少し内容が「①相手が知りたいことを意識する」と重複してしまう部分もありますが、これもとても重要です。
どちらかというとビジネスの場というよりは、プライベートな会話などでやってしまいがちですが、「自分の話したいこと」が「相手が聞きたいこと」ではない場合があります。
例えば飲み会の席などで上司が、長々と自分の過去の自慢話を語っているのを聞かされるのはあまりいい気分ではないかと思います。
なぜならそれはあなたが聞きたいためになる情報や面白い話ではなく、上司が話したい自慢話だからです。
飲み会の席で、上司と部下という関係性であれば１００歩譲ってしょうがないかもしれませんが、同僚や友達など周りの人にそういった自分の喋りたいことばかり、話す人とはみんな自然と距離をとるようになるでしょう。
そんな状況が続けば、どうしてもあなたの話は周りの人の耳には入りづらくなってしまいます。
そうならないためにも、会話をする際は出来る限り相手がどんな話をしたら喜ぶのか？を意識するようにしましょう。
⑦数字を有効活用する
これはビジネスの場で特に有効なテクニックで、数字を使うことで報告を伝わりやすくすることができます。
例えば「この仕事はだいたい完了しました」という報告だと、具体的にあとどれくらい残っているのかが伝わりません。
そこで「この仕事は100％のうち、90％まで完了しています」といったように数値で進度を報告すると、一気にあとどれくらい残っているかが分かりやすくなります。
つい抽象的に答えてしまいやすい「この仕事はあまり自信がありません」といった感覚も、「この仕事は10段階で3くらいの自信があります」と表現することで、少し伝わりやすくなります。
全ての報告や連絡に数字を使うことは難しと思いますが、常に頭の片隅に数値に置き換えられないかということを意識するだけで、1.5倍くらい皆さんの言葉が伝わりやすくなると思います！
⑧あいまいな表現をさける
「たぶん〜」や「〜だと思います」といった曖昧な表現は使わず「〜です」と言い切るように意識しましょう。
自信のない初心者のうちや、詳しくないテーマについて話すときは特に言い切ることに不安を感じて、つい保険をかけるように曖昧な表現を使ってしまいがちです。
ですが間違った発言をしてしまうことよりも、自分の考えや知識を相手にはっきり伝えられないことの方がよほど問題があります。
新入社員のうちや、テーマに詳しくないうちは周りの人も間違えて当然くらいの優しい目で見てくれるので、その間に色々間違えて指摘されて学んだ方が絶対にいいです。
またよくわからないことに対しても発言しなければいけない場合には、「〜と考えますが、自信はないです」と言い切ってしまいましょう。
普段から曖昧な表現に頼っていると、つい会話の中で使いすぎてしまって、あなたの言葉の信頼度を下げる原因になりかねないので、出来るだけ使わないよう心がけましょう！
まとめ
ここまで読んでいただき本当にありがとうございます！
いかがでしたでしょうか？
今回紹介した内容をいきなり全て実践するのは少し難しいかもしれません。
でも1週間に1つ意識して自分のものにしていけば2ヶ月後は間違いなく、今より断然コミューニケーション能力が向上しているはずです！
実際僕も今回紹介した内容を、上司との報告の場で出来る限り意識した結果「最近報告がすごく分かりやすくなったね」と褒めてもらうことができました！
まずはあせらず、紹介した9つのポイントをどこかにメモしておいて、1日1回必ず見るという習慣をつけてください。
それだけでもあなたの喋りに少なからず変化はあるはずです。
今回紹介した内容を参考にして、1人でも多くの方がコミュニケーションに関するハードルが下がったと感じてもらえたらとても嬉しいです。
